Las ventajas de utilizar un gestor documental en tu empresa

Tener un sistema donde alojar tus documentos y poder trabajar conjuntamente con tu asesor facilita mucho las tareas burocráticas. Reconocer en segundos el documento que genera dudas o consultas y poder solventaras enseguida es una gran ventaja. La gestión online de empresas nació para facilitarnos la vida laboral y debemos aprovecharlo.

El teletrabajo y las nuevas tecnologías han facilitado mucho las tareas burocráticas. Enviar facturas, presupuestos, realizar trabajos entre varias personas, son cosas que hacemos a diario sin darnos casi cuenta y sin valorar que hace años teníamos que desplazarnos para hacer llegar cada uno de esos papeles a su destino.

La gestión online de empresas da un paso más allá y crea una plataforma con un gestor documental donde se pueden alojar una gran cantidad de ficheros y compartirlos directamente con tu asesor. De esta forma, se consultan documentos únicos ahorrando tiempo para encontrarlos.

Gracias a este gestor documental se utiliza, inevitablemente una única nomenclatura que favorece el entendimiento. Es decir, el documento es el mismo, con lo cual se nombrará igual y tendrá las mismas partes, etc., sin lugar  a confusiones.

Además se puede llamar al asesor con el documento en pantalla, decirle, entra en este archivo, tengo esta duda y que entre en unos segundos y solventarla en sólo unos minutos más. Esto es un gran avance.

El asesor también podrá realizar los cambios que necesite en los documentos y guardarlos directamente en la plataforma, gracias al gestor documental. Esto evita tener que enviar mails cada vez que se realiza una modificación en el archivo

Además la gestión online no significa gestionar complicados sistemas informáticos, sino que basta con tener conexión a internet. Así se puede tener acceso a los datos de facturación, tesorería contactos, productos y servicios desde cualquier dispositivo.

Así se facilita también el teletrabajo de los trabajadores autónomos. Al no necesitar un software en un ordenador determinado, se pueden consultar los archivos desde cualquier lugar ya sea en la oficina, en casa o en un ciber café.

Se acabó el ir cargado con una carpeta llena de papeles y pensar que se puede olvidar y que el asesor quizás no la lleve encima y no pueda solventar las dudas en el momento necesario. Además, es muy sencillo de utilizar y a la vez ahorra mucho tiempo en la búsqueda de los archivos y en definitiva en el trabajo diario.

La gestión online de empresas supone grandes ventajas que se deben aprovechar y el gestor documental es uno de ellos.

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