Problemas más frecuentes de empresas en gestión de facturas

La gestión de facturas genera algún que otro quebradero de cabeza pero es lo que sustenta a una empresa. Hay que ser muy ordenado y estricto a la hora de gestionarlas si queremos cobrarlas a tiempo y sobre todo si no queremos tener ningún problema con el fisco ya que dependemos de ellas.

La gestión de facturas es muy importante para una empresa ya que además de suponer que se cobran todos los productos y servicios vendidos se debe pagar a los proveedores para equilibrar la balanza. Las empresas suelen encontrar varios problemas en la gestión de facturas:

  1. Un servicio diferenciado. El personal que se encargue de la gestión de facturas debe dedicarse exclusivamente a esta tarea. Si la empresa es pequeña, una misma persona podrá realizar la gestión de facturas de cobros y de pagos pero si es grande se debe dividir. Otra opción es subcontratar este servicio a una contrata.
  2. Falta de personal. Referido al punto anterior y al siguiente, la gestión de facturas necesita el número de trabajadores adecuado para poder llevarla a cabo. Se debe tomar como una inversión y no como un gasto, de lo contrario lo que no se invierte en personal será perjudicial posteriormente.
  3. La acumulación de facturas. Cuando el volumen de facturas es elevado se pueden acumular las facturas y dar como resultado una falta de liquidez por parte de la empresa y deudas que se van acumulando.
  4. Gestión de cobros. Una vez se han emitido las facturas hay que estar vigilante con los pagos. Si se han vencido los plazos y no se ha cobrado, se debe comunicar cliente por cliente el montante que debe y el plazo que se le da para ello. Esto requiere tiempo y paciencia.
  5. Sistema informático de facturas. Las nuevas tecnologías han llegado, como a todo, a la gestión de facturas y es muy importante para la tarea diaria que éste sea sencillo y rápido. Algunas empresas continúan con sistemas informáticos que ralentizan las tareas y que además dan mala imagen.
  6. Falta de flexibilidad. Las empresas deben ser flexibles y dar facilidades a sus proveedores en la forma de pago. Existen los pagos electrónicos que aceleran las transacciones, las transferencias o el pago en cheques y se deben ofrecer todas para que esto no sea una excusa para los proveedores a la hora de pagar.
  7. Supervisión. El director comercial es el responsable final de la gestión de facturas, así pues, si debe supervisar esta tarea no debe atrasarla. Por ello, debe reservar un tiempo de su semana laboral a esta tarea.

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